Keegi ei ole täiuslik. Kui žongleerite paljude klientidega või pika ülesandeloendiga, võivad teatud e-kirjad teie telefonis piinlikult kaua avamata seista. Kuigi võite pärast oma veast aru saamist tunda häbi, närvilisust või ärritust, on oluline olukord parandada, suhtledes asjaosalisega vabandava hilise e-kirja teel.
Kui kirjalik suhtlus pole teie tugevus ja teil on selle meili koostamisel raskusi, ärge paanitsege! Oleme erinevate olukordade jaoks välja pakkunud neli hilinenud meilivastuse malli, et saaksite luua lähtealuse, kuidas siiralt vabandusi paluda ja koos edasi liikuda.
Põhitõed
Ükskõik, mis põhjus on hilinenud meilivastuse kirjutamine, on selle sõnumi koostamiseks mõned juhised ja keelud.
- Pidage meeles kõiki professionaalse suhtluse õigeid elemente. Selle meili eesmärk on vabandada ja näidata, et olete endiselt professionaal, kellega tasub koostööd teha. Kasutage otsest konkreetset teemarida, alustage professionaalse tervitusega, lugege alati korrektuuri, vältige juhuslikku slängi, hoidke professionaalset tooni ja lõpetage lõpuallkirjaga. Kui teie vastus hilineb, võite näida ebakorrektne ja ebaprofessionaalne. Võitle selle ideega hästi üles ehitatud ja läbimõeldud noodiga, mis järgib seda kõik elektroonilise side kutsestandardid .
- Aktsepteerige süüd seal, kus süüdi on. Ükskõik, mis hilinenud meili põhjus oli – kas tegemist oli isikliku hädaolukorraga või unustasite selle lihtsalt täielikult – vabandage siiralt viivituse pärast. Selle süü omaksvõtmine näitab, et võtate oma töö eest vastutuse ega lükka seda lihtsalt kellegi teise kaela.
- Ole avatud ja aus. Kui tunnete end mugavalt, võite jagada oma hilinemise põhjust. Ärge laskuge liiga palju isiklikesse üksikasjadesse; selle asemel, et öelda, et teie emal diagnoositi vähk, öelge lihtsalt, et saite mõne pereliikme kohta halva uudise ja olete püüdnud teda sellel raskel ajal aidata. Igaüks võib leppida sellega, et elus juhtub asju. Kui annate oma elule väikese pilgu ilma liiga paljastamata, saate neile aimu, mida te läbi elate, ja nad mõistavad paremini, kust te tulete.
- Ära ole liiga emotsionaalne. Kuigi on oluline olla oma kliendiga aus, kuna see võib suurendada usaldust, on aususel ja TMI-l erinevus. Olenemata sellest, mida te läbi elate, pole professionaalne suhtlemine teie probleemide lahendamise koht. Hoidke oma vastus viimistletud ja eemaldage mittevajalikud üksikasjad. Võite öelda, et olete kogenud kaotust, kuid ärge täpsustage seda.
- Täpsustage oma järgmisi samme selle kohta, mida kavatsete edasi liikuda. Mis kõige tähtsam, parandage see puudujääk suhtluses oma üksikasjaliku plaaniga selle kohta, kuidas kavatsete projekti edasi viia nüüd, kui olete järele jõudnud. Andke neile teada, millised on teie sammud, mida te neilt vajate ja kuidas saate mõlemad koos töötada, et mis tahes projekt, mille kallal töötate, taaskäivitada.
Avatud ja aus suhtlemine võib lahendada peaaegu kõik probleemid. Hästi sõnastatud e-kiri aitab teil selle ametialase suhte parandamise õigele teele tagasi jõuda.
Hilise meili vastuse mallid
1. Kui unustasite lihtsalt vastata
Me kõik oleme selles süüdi; avad meili, vastad peas, tehke vaimne märkus, et hiljem vastata , ja siis sa… ei vasta kunagi. Selleks ajaks, kui mäletate, olete jätnud nad nädalaks või kauemaks rippuma.
siseseinte värvide tüübid
Niisiis, kuidas koostada vastus, et te ei näeks välja täiesti ebaprofessionaalne ja ebakorrektne?
Saaja –
Mul on väga kahju, et tagastasin teie meili alles nüüd. Lugesin teie meili varsti pärast selle saatmist ja kavatsesin samal õhtul vastata. Kuna kõik toimus, läks see segamisse ja ma loodan, et annate mulle nii hilise vastuse andeks.
Pärast vabandamist saate jätkata nende meilidele vastamist.
2. Kui olete projekti tähtajast mööda saanud
Mõnikord võib aeglane vastamine meilile lõppeda tähtajaga. Sel juhul peate mitte ainult vabandama, vaid tegema koostööd kliendiga, et leida muudetud ajakava, mis vastab teie mõlema vajadustele. Lahenduste ja soovituste pakkumine näitab, et olete valmis probleeme lahendama ja kohanema.
Saaja –
Pean kahetsusega teatama, et see osa projektist ei ole mul veel lõpetatud ja jäin tähtajast mööda. Mul juhtus isiklik sündmus, mis mõjutas minu kättesaadavust [või] Ettenägematute tüsistuste tõttu võttis ülesande see konkreetne osa kauem aega, kui olin varem meie ajaskaalal määranud. Vabandan võimalike tüsistuste pärast, mida see võib teile põhjustada. Usun, et pühendunud pingutusega suudan selle osa projektist selleks kuupäevaks lõpule viia. Et naasta õigele teele ja jõuda järgmise tähtajani, soovitan meil kutsuda see inimene, kes aitaks meil projekti lõpule viia.
Kasutage seda viga oma ajaplaneerimisoskuste mõistmiseks ja tuleviku ennustamiseks, kui tähtajast mööda jääte. Mõnikord juhtub elu ja asju tuleb ette, kuid kui saate kellelegi enne mööda lastud tähtaega öelda, et teil võib vaja minna ajapikendust, saab ta asju kiiremini segamini ajada, et saaksite koos lahendust leida.
kuidas kirjutada head konspekti
3. Kui naasete puhkeajast
Iga kord, kui kavatsete mõneks päevaks kontorist lahkuda, on hea tava seadistada automaatne vastus, mis täpsustab, millal tagasi tulete, kuidas teiega hädaolukorras ühendust saab võtta ja kellega nad saavad ühendust võtta. vahepeal kiireks reageerimiseks. Kui aga jäite ootamatult välja või unustasite selle lihtsalt ära, on siin hea viis postkastis leiduvatele kiireloomulistele sõnumitele vastata.
Saaja –
Suur tänu meili eest! Vabandan vastusega viivituse pärast. Olin alates [sellest kuupäevast] kuni täna hommikuni kontorist väljas ja tegelesin isiklike asjadega, kuid olen nüüd saadaval ja vastan hea meelega teie küsimusele.
Kui olete kliendiga lähedane, saate oma puudumise täpsema põhjuse esitada, kuid võite jääda nii ebamääraseks, kui vaja, et end mugavalt tunda.
Pärast seda avamist saate anda mis tahes soovitud teavet, mida teie klient vajas.
4. Kui te ei saa enam projekti tingimusi täita
Hädaolukorrad juhtuvad. Pereliikmed haigestuvad raskelt, lähedane sureb, teiega juhtub õnnetus ja teid paigutatakse haiglasse. Mõnikord segab elu tööd ja sa lihtsalt ei suuda lõpetada projekti, mille lubasid lõpetada.
Kui jääte meilile vastamisega hiljaks ja peate neile ütlema, et te ei saa enam projektiga tegeleda, on oluline käsitleda teemat graatsiliselt ja pakkuda lahendusi, kus saate.
Siin on meili näidis, mida saate oma olukorra selgitamiseks kohandada.
Saaja –
Olen hiljuti kogenud oma isiklikus elus laastavat sündmust, mis on oluliselt mõjutanud minu töövõimet. Selle sündmuse tõttu ei saa ma teie projekti enam piisavalt lõpule viia. Lähitulevikus olen otsustanud oma pere abistamiseks aja maha võtta ja ma ei saa teieprojekt.
Enda asemel soovitan sellel inimesel see töö üle võtta. Täitsin need teie projekti üksikasjade kohta ja kopeerisin need sellele meilile, et saaksite hakata rääkima projekti järgmistest sammudest. Sellel inimesel on selles valdkonnas laialdased kogemused ja arvan, et teile meeldib temaga koos töötada.
Kopeeri uus inimene, keda soovitate selle töö üle võtta meilis, et teie klient saaks kohe nendega koostööd alustada. See aitab kõigil alustada projektiga võimalikult kiiresti sealt, kus pooleli jäite.
Töö maht, mida peate projekti üleminekul tegema, sõltub suuresti teie tehtud töö tüübist. Kui olite vabakutseline videograaf ja ei saa enam sündmust kajastada, saate lihtsalt teavitada uut vabakutselist sündmuse üksikasjadest ja klientide ootustest, et nad saaksid sealt võtte üle võtta. Kui annate oma ettevõttes projekti üle teisele inimesele, on ta loodetavasti esialgu tuttav teie ametijuhendi ja kliendiga, keda nad üle võtavad.
klaas veini on mitu untsi
Hoidke oma hilinenud meilivastus ausana
Isegi kui teil kulus vastamiseks mitu päeva, on kõige olulisem, mida saate suhte päästmiseks teha, olla oma suhtluses avatud ja aus. Inimesed hindavad ausust ja siiras vabandus viivituse pärast saadab tugeva sõnumi, et olete valmis oma vigu parandama.
Tulevikus proovige meeles pidada, et lühike vastus on parem kui vaikimine. Kui teil pole aega täielikku vastust saata, saatke kiire e-kiri, et olete nende sõnumi kätte saanud, ja oodake, et saaksime nendega varsti üksikasjalikult rääkida. Seejärel seadistage oma telefonis meeldetuletus, mis palub teil vastata, kui teil on rohkem aega. Teadmine, et neid pole unustatud, kuid tegeled millegi muuga, saadab sõnumi, et hoolid. Ärge lükake vastamist edasi; Kui võtate kiire sõnumi saatmiseks vaid hetke, võib see maailma muuta.
